15 эффективных правил деловой переписки

Деловая переписка в наш век информационных технологий не только набирает обороты, но и переходит больше на электронный уровень, ведь он обеспечивает оперативность отправки и получения сообщений. Это, в свою очередь, гарантирует успешное сотрудничество при условии того, что вы выполняете правила деловой переписки.

В связи с этим, хотелось бы поговорить о правилах не просто деловой переписки, а форме делового общения, которая имеет электронный формат и отправляется коллегам на email.

Основные правила деловой переписки, которые гарантируют успех вашим письмам

1. Необходимо разработать креативный и фирменный шаблон письма, по дизайну которого Вас можно было бы узнать и выделить из толпы.

Также определите для себя, какие виды и формы писем вы будете использовать на протяжении переписки. Это те моменты, которые придадут вашим сообщениям официальность.

2. Не всегда письма читаются через ноутбук или компьютер

Многие, для удобства и чтобы иметь доступ к письмам круглосуточно, устанавливают почту на мобильный телефон. Учитывайте этот момент и адаптируйте рассылку для просмотра на мобильном телефоне.

3. Учитывайте тот факт, что официальное письмо должно быть сухим и максимально информативным.

Здесь не приветствуется креативный стиль изложения.

4. Дайте деловое название своему почтовому ящику: название вашей компании или сайта.

Никаких “belochka”, “nafanya” и прочие имена, которые могут пошатнуть ваш авторитет. Такие названия email-адреса вы можете себе позволить использовать в личных переписках, но не в деловых.

5. Придерживайтесь правила “одно письмо – один информационный повод”

Не нужно пытаться донести в сообщении, как можно больше информации о всех ваших товарах, конференциях и так далее. Выберите одну тему и раскрывайте ее со всех сторон.

6. Перед тем, как отправить письмо, проверьте, тому ли сотруднику компании вы его отсылаете

Обычно, у всех людей, которые занимают руководящие должности в фирме есть свой email. Поэтому, если у вас конкретное обращение к одному из них, не стоит писать сообщение на адрес компании.

7. Не забывайте прописывать “тему” письма

Человек еще перед открытием сообщения должен знать, о чем пойдет речь. Также учитывайте то, что она может содержать не более 50 символов, иначе такое письмо не откроется на мобильном устройстве.

8. Тема письма не может состоять из одного слова, ведь это своеобразный заголовок вашего письма.

А значит она должна отражать его суть.

9. Отправка документации

Если вам необходимо отправить какую-либо документацию (копию договора, печать, бланк), ее можно отсканировать и отправить с корпоративного почтового ящика.

10. Не возлагайте обязанности на других

Если человек ожидает письмо лично от Вас, то не стоит обязанность по отправке сообщения возлагать на другого сотрудника. Так вы пошатнете свой статус и заставите коллегу или партнера усомниться в вашем профессионализме.

11. В современной переписке не используются строгие правила относительно обращения к собеседнику

Можно применить “Добрый день Оля”, а не “Добрый день, Ольга”. Тоже самое касается имени и отчества. Смотря, какие отношения Вас связывают с человеком, которому вы отправляете письмо, и насколько долго вы знакомы.

12. Каким должен быть шрифт?

Что касается шрифта сообщения, то стандартным выступает 14 шрифт. Он же самый воспринимаемый и легко читаемый. Не стоит экспериментировать.

13. Немного о приветствии

Всегда здоровайтесь в письме с получателем.

14. Если получатель не один

В случае, если получателями выступают несколько человек, или вы делаете рассылку одного и того же письма нескольким фирмам, используйте обращение не к конкретному человеку, а ко всем: “коллеги”, “господа”, “партнеры” и тому подобное.

15. Пишите сразу ответ

Всегда отправляйте уведомление коллегам, что их письма получены. а также, указывайте время, через которое будет дан ответ.

Как видите, если вы уже знаете о том, какие существуют правила деловой переписки, то используйте их во время делового общения, и тогда о вас сложится положительное мнение, как о профессионале своего дела. Действовать лучше сообща и вместе с теми людьми, у которых уже есть опыт и результаты. Приходите в наши программы, заодно и заработаете больше!

С Вами,
       — Игорь Зуевич.

Рекомендую Вам обратить внимание на следующие программы по созданию дополнительного источника дохода в интернете:

Закрытое Master Mind сообщество
Мастера партнерских программ
Партнерский Маркетинг для Новичков

Если следующие 5 минут вы можете инвестировать в  самообразование, то переходите по ссылке и читайте следующую нашу статью: 3 способа сократить продающий текст на 30%

Оставьте комментарий к этой статье ниже